连续2年畅通使用运作经验

上海波的信息化物流办公平台功能需求

一、概述：

随着经济全球化进程的加快和现代物流对经济发展的重要性逐步为国人所认识，我国的物流产业正处于一个高速发展的时期，在未来的市场竞争中，企业供应链的竞争是决定性的。生产的社会化和专业化，使得越来越多的企业把物流及供应链管理( SCM )职能外包给专业的物流公司管理，以此降低成本，减少库存。这种趋势给我国传统的物流企业带来了很大的机遇，同时也带来了挑战--只有最大限度地满足了客户对物流服务的需求，最大限度地降低物流服务的成本，才能获得企业的信任和利润，才能获得商机。

上海波的电子仪器设备有限公司目前全国招商工作已经基本完成，下一步物流部门工作整合意义重大，通过物流整合使仓储和运输资源得到充分利用，降低物流平均成本，实现实时信息查询，物流信息的集中管理能够让企业领导站在企业整体高度上进行物流和供应链的战略决策。物流管理信息管理系统建设的目的也不是简单地实现企业管理的信息化，更重要的是通过流程重组和组织整合提高企业的物流管理水平，优化企业物流资源配置。物流整合和物流信息系统建设相结合必然成为金和企业今年企业流程再造的重点。我们坚信在改造自我、超越自我的新经济征途上，通过物流管理系统迅速提升企业科学管理水平，提高经营效率，适应变化的环境，获得持久竞争力和可持续发展。

二、总体设计目标：

   系统设计采用标准的浏览器/应用服务器/数据库三层结构，完全满足现代电子商务的应用要求，建成一个覆盖上海波的物流总部、全国分销商和终端美容院营销中心，以产品的仓储、财务、运输管理为核心的物流信息管理系统。

三、业务流程设计及信息系统应用方案

1．系统维护

主要对整个信息系统的基本信息进行管理，主要有：

1．1 企业组织架构设置

对企业内部的所有单位进行管理，此设置不仅记录了各单位的名称，同时体现了各单位的上下级隶属关系。

1．2 部门字典维护

由于文件审批、权限设置和整个物流系统的需要，要将企业中原有的纵向体制结构进行横向的整和，即我们企业原有的部门机制是部门之间有上下级关系，文件的审批、流转按照部门上下级关系进行，我们称这种关系为纵向体制结构，现在我们要将这种关系转化为横向体制结构，即各部门在原则上是平等的，通过严格规定各部门应尽的职责确定文件审批、流转的方向。部门字典维护详细记录了单位各个部门应尽的职责。

1．3 岗位字典维护

单位中的每一个人由于所处的部门、职务不同，决定了每一个人都有自己的岗位。岗位字典就记录了每一个人所处的岗位。

1．4 员工信息维护

能够进入物流系统的每一个人我们称之为员工。员工信息维护就是对每一个物流系统中的员工进行编号、记录其姓名、年龄等信息。

1．5 员工岗位信息

员工如果属于某一单位，则他必定在某一单位担任岗位。员工岗位信息详细记录了每一个员工在每一个单位所担任的岗位。

1．6 权限设置

员工如果属于某一单位，则他必定在某一单位担任岗位。员工岗位信息详细记录了每一个员工在每一个单位所担任的岗位。

2．物流基础信息管理

物流基本信息主要对仓库中主档物品的基本信息和单位进行物流运作时所涉及的供应商、承运商、客户的信息进行维护。主要有

2．1 物品计量单位设定

记录了企业所有主档物品的计量单位。

2．2 物品式样设定

记录了企业所有主档物品的式样。

2．3 物品色别设定

记录了企业所有主档物品的色别。

2．4 物品包装设定

记录了企业所有主档物品的包装。

2．5 物品类别维护

企业中的所有物品（商品）都要进行分类，并按照物品（商品）的特性进行分类的等级设定，即物品为大、中、小三层分类或更多层分类。物品类别维护记录了物品分类的层数和每一层物品类别的编码。

2．6 物品主档维护

记录了每一个物品的详细信息，包含物品的类别、名称、系列、品牌、产地、计量单位、规格、型号、特性参数、式样、长度、宽度、高度、重量、色别、包装、最多叠放层数、质保期、防雨、防震、防磁、防倒置等方面的信息。

2．7 库存预警设定

可以设置最低商品数量，如果商品数量低于您所设置的预警数量，系统会自动发邮件提醒您商品已经低于库存预警数量，需要尽快增加商品数量。

2．8 仓库信息维护

每一个单位如果要进行物品（商品）的出入、周转，必定要经过仓库。仓库信息设置记录了每一个单位的所有仓库信息。

2．9 供应商信息维护

供应商信息维护记录了每一个供应商的编号、名称、简称、开户银行、银行帐号、法人代表、税务帐号、地址、供应商优势、邮编、联系人、电话、传真、电子信、公司主页、和背景方面的信息以及供应商主要供应物品方面的信息。

2．10 承运商信息维护

对公司第三方物流商的选择，承运商信息维护记录了每一个承运商的编号、名称、简称、开户银行、银行帐号、法人代表、税务帐号、地址、承运商优势、邮编、联系人、电话、传真、电子信、公司主页、和背景方面的信息以及承运商主要承运物品方面的信息。

2．11 会计科目设定

2．12 价格设定

企业根据自身的条件对每一件物品（商品）制定了多种价格，这些价格决定了企业日常物品（商品）在不同情况下的买如、卖出价格。当前价格设定就是从这些价格中选中一种用来作为企业所有人员买入、卖出物品（商品）时的一个参考价格。

3．合同管理

拓展部邀约美容院老板或代理商至公司由老总谈判成功后，交取一定的意向金或租金，签订的意向书或合同交由物流部备案管理，由信息专员录入电脑进行存档。对于缴纳意向金的客户，在3天内，会处于催款状况，方便物流部及时跟踪催款，待余款补足，转为正式合同，意向书作废。

3．1 意向书签订

谈判结束，美容院或者代理商会先签订意向书，交纳一定的意向金。信息专员进行新客户档案登记和意向书网上备案，同时该意向书进入催款行列。

客户信息添加

客户信息维护记录了每一个客户的编号、名称、简称、开户银行、银行帐号、法人代表、税务帐号、地址、客户优势、邮编、联系人、电话、传真、电子信、公司主页、和背景方面的信息以及客户主要使用物品方面的信息。

3．2 合同签订

针对美容院或者代理商，正式签订合同。

3．3 合同查询

查询所有签订的意向书和合同书。

3．4 意向客户催款

凡缴纳意向金的客户，会自动进入催款行列。

3．4 全国市场拓展图

用于目前全国市场的客户详细资料。

4．财务管理
主要负责公司针对客户应收帐款和付款的统计，便于战略决策层分析数据。

4．1 收帐

4．2 付款

4．3 付款单据修改

4．4 收款单据修改
5．物流平台

主要包括采购管理、销售管理、调拨管理、仓库管理，通过物流整合使仓储和运输资源得到充分利用，降低物流平均成本，实现实时信息查询，物流信息的集中管理能够让企业领导站在企业整体高度上进行物流和供应链的战略决策。

5．1 采购管理

5．1．1 采购申请

企业进行厂方采购然后直接卖给客户的物品。采购需要经过各级主管部门审批，如果审批通过将自动转到物流部门进行物品采购。

5．1．2 采购派工

采购派工的主要功能就是对每一张要采购物品的单据指定员工进行采购。采购派工对员工工作的指派要经过各上级部门的审批，只有审批通过后这个员工才能进行物品采购工作。

5．1．3 采购录入

员工根据每一张单据将要采购的物品采购完成以后，需要将采购到物品的单价和数量等进行录入。采购录入详细记录了员工采购每一件物品所花费的单价和采购的数量，填入要财务付款的金额（首期）。

5．1．4 采购撤单

5．1．5 采购申请单查询

5．1．6 采购录入单查询

5．2 销售管理

5．2．1 美容院销售

5．2．2 代理商分销

5．2．3 销售撤单

5．2．4 销售单修改

5．2．5 销售记录查询

5．3 调拨管理

当各仓库根据自己的库存情况需要从别的仓库调拨物品时，就要进行物品调拨。

分为：

5．3．1 调拨申请

如果一个仓库需要从别的仓库调拨物品，它就要填写调拨申请单向物流中心申请。调拨申请详细记录了要求调拨物品仓库所要调拨物品的编号、申请仓库名称、申请单位、调拨物品数量。每一个调拨申请都要经过上级部门的审批，只有通过审批后物流中心才能从别的仓库进行调度，调拨物品。

5．3．2 物流调度

物流调度就是物流中心根据通过审批的调拨申请单的申请物品数量，选择合适的仓库进行物品调拨。物流调度所选中的仓库仍然要经过审批后才能由仓库进行物品出库、发运。

5．3．3 调拨出库

当仓库接到物流中心的物品调度单后，就要将调度的物品出库并且确定物品出库时的价格。调拨出库就是调拨仓库根据物流调度对物品要求的调拨数量进行出库。出库后由派工部门将物品发运到调拨申请仓库。

5．3．4 发运派工

当要调拨的物品出库后，相关的主管部门要将这些物品进行运输分配，进行发运派工。发运派工就是主管部门根据物品的特征、数量、和要到达的目的地进行承运商承运物品、负责管理此批物品的员工的分派。

5．3．5 调拨验货

当调拨的物品到达申请仓库后，由负责验货的员工进行验货，填入正品数量和残品数量。

5．3．6 调拨入库

当申请的物品经过验货后，申请调拨的仓库管理员就可以将调拨到的物品入库。

5．4 仓库管理

5．4．1 验货

当员工将物品采购回来以后，将由相关的质检人员对采购员采购的物品进行质量检测，确定每一个物品的好和坏。采购验货详细记录了每一张采购录入单中每一中物品的正品（好品）数量和残品（坏品）数量。

5．4．2 入库

采购入库就是将经过验货的物品放入仓库，并且库管员可以根据物品的价格录入物品的成本价，为以后物品的利润计算提供数据。

5．4．3 出库

5．4．4 发运派工单

当出库后，需要将销售的物品运至客户要求的接货地点。发运派工就是指定运输销售合同中规定物品的发运人、承运商。

5．4．5 发运单录入

当主管物品的员工或承运商运输物品时，要填写运输物品的实际数量。发运单录入详细记录了每一个承运商承运物品的编号、数量。

5．4．6 发运到货

5．5 客户信息维护

客户信息维护记录了每一个客户的编号、名称、简称、开户银行、银行帐号、法人代表、税务帐号、地址、客户优势、邮编、联系人、电话、传真、电子信、公司主页、和背景方面的信息以及客户主要使用物品方面的信息。

6．市场运营

6．1合作店基本信息

6．2个人销售数据

6．3开卡/操作登记

6．4合作店保障金返还

6．5合作店状况分析

6．6退店/退卡处理

6．7投诉处理

6．8外围市场跟踪汇总

7．决策支持

物流决策支持系统是为企业高级管理人员而设的，它的主要功能是使企业高级管理人员能够及时监测与企业管理、销售等有关的信息，使管理人员能够及时对各单位、部门、员工的工作进行协调，提高企业的管理水平和效率。

7．1 入库单据查询

查询出一段时间内企业或各单位的入货单信息。

7．2 出库单据查询

查询出一段时间内企业或各单位的出货单信息。

7．3 缺品单据查询

7．4 损品单查询

7．5 利润查询

查询出一段时间内的销售情况。

7．6 库存流水查询

查询当前各仓库库存物品的情况。

7．7 财务流水查询

7．8 客户欠款查询

7．9 销售业绩查询

7．10 库存预警查询

查询出所有仓库中超过报警上限或下限的物品。

7．11 应付款查询

查询出一段时间内企业应付款的报表数据。

8．人力资源

8．1公告通知

8．2员工通讯录

8．3会议摘要

8．4周报

8．5员工建议区

8．6产品培训区

流程图示

意向书、合同书登记流程

采购订货流程

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咨询电话：021-68535700 13816656276 陈先生